京橋公証役場（公証人役場）【東京駅すぐ】外国向け私文書の認証（外国文認証）3b

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外国向け私文書の認証NOTARIZATION

私文書の認証は
原則即日認証いたします。
　認証とは、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書（私署証書）について、この文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度です。
　公証人の認証によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。
　特に、印鑑制度のない外国に提出する文書については、公証人による認証がよく利用されています。

認証の種類として以下の５つがあります。

面前認証（目撃認証）: 署名者本人が、公証人の面前で文書に署名する場合
面前自認（自認認証）: 署名者本人が、公証人の面前で文書に署名したことを、自ら承認する場合
代理自認: 代理人が、公証人の面前で、署名者本人が文書の署名が本人のものであることを自認した旨陳述した場合
謄本認証: 嘱託人の提出した文書の謄本がその原本と対照し符合する場合
宣誓認証: 当事者が、公証人の面前で文書の記載が真実であることを宣誓の上、文書に署名し、又は署名を自認する場合。同じ文書を２通作成します

　外国向け私文書の認証（外国文認証。外国語で作成された私文書だけでなく、日本語で作成され外国で使用される私文書も含みます。）の場合、認証の種類が上記にどれにあたるのか、文書の提出する国がどこなのか、認証を必要とする文書の署名者が誰なのか（会社の代表者の署名・会社の代表者でない者の署名・個人としての署名）等により、提出していただく書類や公証人がする認証の要式・認証の内容が異なってきます。<

　以下の「外国向け私文書の認証に必要な書類」等の説明をご覧いただき、あらかじめ、メール又はファックスで提出国をご明記の上、必要書類のコピーをお送りいただきますと、よりスムーズな認証ができます。
　なお、ご不明の点があれば、ご気軽に、電話・メール・ファックス等で当公証役場までご連絡ください。

なお、国内向け私文書の認証については、国内向け私文書の認証のページをご覧ください。

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外国向け私文書の認証に必要な書類

以下のケースで、必要書類が異なりますので、該当する箇所をクリックしてください。

認証を受ける文書の署名者が個人で、肩書き等を付さずに署名する場合であって、
1. 署名者本人が公証役場に来られる場合（面前認証、面前自認、宣誓認証の場合）
2. 代理人が公証役場に来られる場合（代理自認の場合）
認証を受ける文書の署名者が法人の代表者で、代表者の肩書きを付して署名する場合であって、
1. 署名者本人が公証役場に来られる場合（面前認証、面前自認、宣誓認証の場合）
2. 代理人が公証役場に来られる場合（代理自認の場合）
認証を受ける文書の署名者が法人の代表者以外の者で、役職者等の肩書きを付して署名する場合であって、
1. 署名者本人が公証役場に来られる場合（面前認証、面前自認、宣誓認証の場合）
2. 代理人が公証役場に来られる場合（代理自認の場合）
  1. 認証を受ける書面１通
  2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎのa．b．c．のすべて。
    1. つぎの i．または ⅱ．のいずれか１つ。
      1. 法人登記簿謄本（発行後３か月以内のもの）
      2. 登記事項証明書（発行後３か月以内のもの）
        （いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか１つ）
      　　　　　　　　　
    2. 法人代表者の印鑑証明書（発行後３か月以内のもの）
    3. 法人の代表者が作成し、法人代表者の上記b．と同一の印鑑が押印された役職証明書(Ａ)及び署名者本人の印鑑登録証明書（発行後３か月以内のもの）
      
      役職証明書（A)サンプル　　
      WORD版　　　　 PDF版
      
      　ただし、署名者本人の印鑑登録証明書を取得する時間的な余裕がなく、かつ、職務の遂行に使われている印鑑が厳重に管理・使用されている場合には、次のような法人の代表者が作成した役職証明書(Ｂ）があれば、署名者本人の印鑑登録証明書がなくとも可
      
      役職証明書（B)サンプル　　
      WORD版　　　　 PDF版
  3. 署名者である役職者から代理人への委任状（署名者である役職者本人の実印もしくは役職証明書(Ｂ）で確認された印が押印された委任状）
    
    委任状サンプル
    WORD版　　　　 PDF版
  4. 代理人の身分確認として、つぎのａ．からｅ．までのうちのいずれか。
    1. 代理人の印鑑登録証明書（発行後３か月以内のもの）及び実印
    2. 運転免許証
    3. パスポート　　　　
    4. 住民基本台帳カード（写真付き）　　　　
    5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書

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外国向け私文書の認証を受けた後の流れ

　当公証役場を含む東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場において、公証人の認証を受けた後の流れは、以下のとおりです。

　提出先の国がハーグ条約（認証不要条約）に加盟している場合には、アポスティーユ（外務省の公印証明）のついた認証文書を作成しますので、提出する国の駐日大使館（領事館）の証明も不要となり、公証人の認証を得た後、直ちに海外の当事国の相手方に提出できます（ワンストップ・サービス）。　　　　　　　　

　なお、ハーグ条約加盟国であってもその用途によっては、提出先の国の駐日大使館（領事館）の認証を必要とする場合がありますので、提出先にご確認ください。その場合、公証役場では、アポスティーユ（外務省の公印証明）のつかない認証をすることになりますので、あらかじめアポスティーユは不要である旨をお伝えください。
　ハーグ条約加盟国にあたるかどうかは、外務省のホームページをご覧ください。　　　　　　
　提出先の国がハーグ条約に加盟していなくとも、法務局長の認証及び外務省の認証のある認証文書を作成しますので、法務局及び外務省に出向く必要がありません。公証人の認証を受けた後、提出先の国の駐日大使館（領事館）の証明を受ければ足ります。

　なお、当公証役場を含む東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場においては、前もって法務局長及び外務省の認証のある用紙を使用して、公証人が認証をしますので、法務局及び外務省に出向く必要はありません。

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Ａ．外国の中には、公証人に文書の内容の真実性についても審査する権限を与える国もありますが、日本の公証人にはそのような権限はありません。日本の公証人による認証は、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書（私署証書）について、その文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度です。
　公証人の認証によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

Ｑ２．公文書の認証はできますか？

Ａ．公文書自体の認証はできませんが、別途お客さまの方で和文もしくは外国語の宣言書（Declaration）のいずれかを作成していただき、添付書類（和文の宣言書の場合は公文書、外国語の宣言書の場合は公文書と翻訳文）を付した上記宣言書を公証人が認証することになります。具体的には、①添付の書類は私（もしくはわが社）の何々（書類名を記載）に間違いありませんという内容の和文の宣言書を、公文書に付していただくか、もしくは、②私は添付の書類（書類名を記載）を外国語に訳し正確な訳文に相違ないという宣言書（Declaration）を、公文書と翻訳文に付していただく必要があります。

　　和文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
　　　　　　WORD版　　　　 PDF版
　　英文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
　　　　　　WORD版　　　　 PDF版

Ｑ３．卒業証明書のように文書の作成者から委任状をもらうのが難しい場合、通常どのようにして公証人の認証をもらうのでしょうか？

Ａ．卒業証明書のように文書の作成者から委任状をとることが難しい場合、上記Ｑ２と同様に、卒業証明書（又は卒業証明書の写し）を添付した和文もしくは外国語の宣言書（Declaration）を作成していただき、これを公証人が認証することになります。

　　和文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
　　　　　　WORD版　　　　 PDF版
　　英文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
　　　　　　WORD版　　　　 PDF版
　　また、卒業証明書が英文の場合の宣言書サンプルは、以下のとおりです。
　　　　　　WORD版　　　　 PDF版

Ｑ４．会社の決算報告書や定款の写しのように署名のない書類についても認証はできますか？

Ａ．会社の決算報告書や定款の写しのように署名のない書類には認証することはできません。上記Ｑ２と同様に、決算報告書や定款の写しを添付した和文もしくは外国語の宣言書（Declaration）を作成していただき、これを公証人が認証することになります。

　　和文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
　　　　　　WORD版　　　　 PDF版
　　英文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
　　　　　　WORD版　　　　 PDF版

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