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京橋公証役場(公証人役場)【東京駅すぐ】

TEL. 03-3271-4677

〒104-0031 東京都中央区京橋1-1-10 西勘本店ビル6階

TOP PAGE>外国向け私文書の認証

外国向け私文書の認証NOTARIZATION

認証後の流れ必要書類Q&A
外国向け私文書の認証のイメージ
  • 私文書の認証は
    原則即日認証いたします。

     認証とは、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書(私署証書)について、この文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度です。
     公証人の認証によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。
     特に、印鑑制度のない外国に提出する文書については、公証人による認証がよく利用されています。

認証の種類として以下の5つがあります。

面前認証(目撃認証)
署名者本人が、公証人の面前で文書に署名する場合
面前自認(自認認証)
署名者本人が、公証人の面前で文書に署名したことを、自ら承認する場合
代理自認
代理人が、公証人の面前で、署名者本人が文書の署名が本人のものであることを自認した旨陳述した場合
謄本認証
嘱託人の提出した文書の謄本がその原本と対照し符合する場合
宣誓認証
当事者が、公証人の面前で文書の記載が真実であることを宣誓の上、文書に署名し、又は署名を自認する場合

 外国向け私文書の認証(外国文認証。外国語で作成された私文書だけでなく、日本語で作成され外国で使用される私文書も含みます。)の場合、認証の種類が上記にどれにあたるのか、文書の提出する国がどこなのか、認証を必要とする文書の署名者が誰なのか(会社の代表者の署名・会社の代表者でない者の署名・個人としての署名)等により、提出していただく書類や公証人がする認証の要式・認証の内容が異なってきます。

 また、海外の提出先の機関や認証を受ける私文書の種類によっては、代理自認が認められず、署名者本人が公証人の面前で署名する面前認証に限られる場合もあり得ますので、あらかじめ、提出先にご確認ください。

 以下の「外国向け私文書の認証に必要な書類」等の説明をご覧いただき、あらかじめ、メール又はファックスで提出国をご明記の上、必要書類のコピーをお送りいただきますと、よりスムーズな認証ができます。

 なお、ご不明の点があれば、ご気軽に、電話・メール・ファックス等で当公証役場までご連絡ください。


外国向け私文書の認証を受けた後の流れ

 当公証役場を含む東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場において、公証人の認証を受けた後の流れは、以下のとおりです。

  1.  提出先の国がハーグ条約(認証不要条約)に加盟している場合には、アポスティーユ(外務省の公印証明)のついた認証文書を作成しますので、提出する国の駐日大使館(領事館)の証明も不要となり、公証人の認証を得た後、直ちに海外の当事国の相手方に提出できます(ワンストップ・サービス)。         
    アポスティーユつき外国向け私文書の認証のイメージ
     なお、ハーグ条約加盟国であってもその用途によっては、提出先の国の駐日大使館(領事館)の認証を必要とする場合がありますので、提出先にご確認ください。その場合、公証役場では、アポスティーユ(外務省の公印証明)のつかない認証をすることになりますので、あらかじめアポスティーユは不要である旨をお伝えください。
     ハーグ条約加盟国にあたるかどうかは、外務省のホームページをご覧ください。      
  2.  提出先の国がハーグ条約に加盟していなくとも、法務局長の認証及び外務省の認証のある認証文書を作成しますので、法務局及び外務省に出向く必要がありません。公証人の認証を受けた後、提出先の国の駐日大使館(領事館)の証明を受ければ足ります。
    アポスティーユのつかない外国向け私文書の認証のイメージ

     なお、当公証役場を含む東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場においては、前もって法務局長及び外務省の認証のある用紙を使用して、公証人が認証をしますので、法務局及び外務省に出向く必要はありません。

外国向け私文書の認証に必要な書類

  1. 認証を受ける文書の署名者が個人で、肩書き等を付さずに署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通

         但し、宣誓認証の場合は、2通をご用意いただき、認証後、1通をお客様に還付し、もう1通を公証役場で保存いたします。

      2. 署名者本人であることを証明するものとして、つぎの a.から e.までのうちのいずれか1つ。
        1. 署名者の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通
        なお、パスポートの代理認証(宣言書、証明書等)の場合には、パスポート自体もご持参ください。
      2. 署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)
      3. 署名者本人の実印が押印された本人から代理人への委任状
        委任状サンプル
        WORD版    PDF版
      4. 代理人の身分確認として、つぎの a.から e.までのうちのいずれか1つ。
        1. 代理人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書

  2. 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者で、代表者の肩書きを付して署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通

         但し、宣誓認証の場合は、2通をご用意いただき、認証後、1通をお客様に還付し、もう1通を公証役場で保存いたします。

      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎの a.または b.のいずれか1つ。
        1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
        2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
          (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
      3. 署名者本人であることを証明するものとして、つぎの a.から f.までのうちのいずれか1つ。
        1. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)及びその代表者印
        2. 署名者個人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        3. 運転免許証
        4. パスポート
        5. 住民基本台帳カード(写真付き)
        6. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通
      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎの a.または b.のいずれか1つ。
        1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
        2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
          (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
      3. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
      4. 署名者ある法人代表者からの委任状(法人代表者の上記Vと同一の代表者印の押印された委任状)
        委任状サンプル
        WORD版    PDF版
      5. 代理人の身分確認として、つぎの a.から e.までのうちのいずれか1つ。
        1. 代理人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書(代理自認の場合)

  3. 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者以外の者で、役職者等の肩書きを付して署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通

         但し、宣誓認証の場合は、2通をご用意いただき、認証後、1通をお客様に還付し、もう1通を公証役場で保存いたします。

      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎのa.b.c.のすべて。
        1. つぎの i.またはA.のいずれか1つ。
          1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
          2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
            (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
        2. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
        3. 法人の代表者が作成し、法人代表者の上記b.と同一の代表者印が押印された役職証明書(A)(同様の内容の委任状でもよい。)
          役職証明書(A)サンプル  
          WORD版    PDF版
      3. 署名者本人であることを証明するものとして、つぎの a.から e.までのうちのいずれか。
        1. 署名者の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通
      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎのa.b.c.のすべて。
        1. つぎの i.または A.のいずれか1つ。
          1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
          2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
            (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
                   
        2. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
        3. 法人の代表者が作成し、法人代表者の上記b.と同一の印鑑が押印された役職証明書(A)及び署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)
          役職証明書(A)サンプル  
          WORD版    PDF版

           ただし、署名者本人の印鑑登録証明書を取得する時間的な余裕がなく、かつ、職務の遂行に使われている印鑑が厳重に管理・使用されている場合には、次のような法人の代表者が作成した役職証明書(B)があれば、署名者本人の印鑑登録証明書がなくとも可

          役職証明書(B)サンプル  
          WORD版    PDF版
      3. 署名者である役職者から代理人への委任状(署名者である役職者本人の実印もしくは役職証明書(B)で確認された印が押印された委任状)
        委任状サンプル
        WORD版    PDF版
      4. 代理人の身分確認として、つぎの a.から e.までのうちのいずれか。
        1. 代理人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート     
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)     
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書    

外国文認証についてのよくある質問(Q&A)

Q1.公証役場で文書の内容が正しいことを証明してもらえますか? アコーディオンのイメージ

A.外国の中には、公証人に文書の内容の真実性についても審査する権限を与える国もありますが、日本の公証人にはそのような権限はありません。
 日本の公証人による認証は、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書(私署証書)について、その文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度です。
 公証人の認証によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

Q2.外国向け私文書の認証で、特に注意する点はありますか? アコーディオンのイメージ

A.以下の点にご注意ください。

  1.  海外の提出先の機関や認証を受ける私文書の種類によっては、代理自認が認められず、署名者本人が公証人の面前で署名する面前認証に限られる場合もあり得ますので、あらかじめ、提出先にご確認ください。
  2.  すでにホッチキス止めしてある、添付文書や認証を受けた後の私文書に、ホッチキスを外し綴じ直した痕跡があると、提出先の国の駐日大使館(領事館)や受入先で拒否されるおそれがあります。
     お客様の方で、コピーをとる際は必ずホッチキスを外さずにコピーしてください。
  3.  宣言書を作成する際、添付の文書は原本かコピーかを明記していないと、提出先の国の駐日大使館(領事館)や受入先で拒否されるおそれがあります。

Q3.公文書の認証はできますか? アコーディオンのイメージ

A.公文書自体の認証はできません。

 そのため、別途お客さまの方で外国語の宣言書(Declaration)もしくは和文の宣言書のいずれかを作成していただき、添付書類(外国語の宣言書の場合は公文書と翻訳した外国文、和文の宣言書の場合は公文書)を付した上記宣言書を公証人が認証することになります。

 具体的には、@「私は日本語と外国語に堪能であり、添付の書類は何々(公文書名)の原本とそれを日本語から外国語にすべて正確に翻訳した外国文に相違ありません。」という宣言書(Declaration)、もしくは、A「添付の書類は私(もしくはわが社)の何々(公文書名)に間違いありません。」という宣言書を、作成していただく必要があります。

  •   英文の宣言書(Declaration)サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   和文の宣言書サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版

Q4.パスポートの写しの認証はできますか? アコーディオンのイメージ

パスポートのイメージ

A. パスポートの写しは、あくまで画像にすぎず、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書(私署証書)ではないので、署名の認証はできません。
 また、 日本国政府発行のパスポートは公文書なので、パスポートの写しの謄本認証もできません。

  そのため、別途お客さまの方で、添付書類としてパスポートの写しを付した、「添付の書類は、私(もしくはわが社の社員)のパスポート原本の真正な写しに間違いありません。」という外国語の宣言書(Declaration)もしくは和文の宣言書のいずれかを作成していただき、その宣言書を公証人が認証することになります。 
 
  なお、上記認証を受ける際には、代理人が来られる場合であっても、必ずご本人のパスポートの現物をご持参ください。

  •   英文の宣言書(Declaration)サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   和文の宣言書サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版

Q5.会社の決算報告書や定款の写しのように署名のない書類についても認証はできますか? アコーディオンのイメージ

A.会社の決算報告書や定款の写しのように署名のない書類には認証することはできません。上記Q2と同様に、決算報告書や定款の写しとその翻訳文を添付した外国語の宣言書、もしくは決算報告書や定款の写しを添付した和文の宣言書を作成していただき、これを公証人が認証することになります。

  •   英文の宣言書(Declaration)サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   和文の宣言書サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版

Q6.卒業証明書のように文書の作成者から委任状をもらうのが難しい場合、通常どのようにして公証人の認証をもらうのでしょうか? アコーディオンのイメージ

A.卒業証明書のように文書の作成者から委任状をとることが難しい場合、上記Q2と同様に、卒業証明書とその翻訳文を添付した外国語の宣言書(Declaration)、もしくは卒業証明書を添付した和文の宣言書を作成していただき、これを公証人が認証することになります。

  •   英文の宣言書(Declaration)サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   和文の宣言書サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   また、卒業証明書が英文の場合の宣言書(Declaration)サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版

Q7.公証役場でサインの証明(署名の認証)をしてもらえますか? アコーディオンのイメージ

A.サインの証明(署名の認証)をいたしますので、ご自身で以下のようなサイン(署名)の証明書を作成し、パスポート等の本人確認資料をご持参のうえ、公証役場においでください。

      WORD版    PDF版

Q8.認証を受ける際は、外国文に訳文をつける必要がありますか? アコーディオンのイメージ

A.英語の場合、訳文は不要です。ただし、公証人が文書の趣旨を確認することはあります。英語以外の外国文の場合には、訳文を付けてください。

Q9.公証役場に提出する印鑑証明書・登記簿謄本等の原本を還付してもらえますか? アコーディオンのイメージ

A.権限があることを証明する印鑑証明書・登記簿謄本等は公証役場に提出していただくのが原則です。しかし、どうしても原本の還付をご希望される場合には、公証役場に来られる前にあらかじめコピー(コピーの空欄に公証役場に来られる方が「原本の写しに相違ありません」と記し署名捺印し、複数枚にわたるときは各ページの間に割印をする必要があります。)をご準備の上、原本もご持参され公証役場においでください。

Q10.東京都内に住んでいなくとも、外国文認証をしてもらえますか? アコーディオンのイメージ

A.日本国内どちらにお住まいの方でも、また、海外にお住まいの方でも、署名者ご本人もしくは代理人が、必要書類をお持ちになって公証役場にいらしていただければ認証できます。

Q11.公証役場で翻訳してもらえますか? アコーディオンのイメージ

A. 公証役場の業務は私文書の認証ですので、お客様の方で文書を作成していただく必要があり、公証役場は翻訳をいたしません。ご自身で翻訳するのが難しい場合には、ご家族・知人もしくは翻訳業者にご依頼ください。

           

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