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京橋公証役場(公証人役場)【東京駅すぐ】

TEL. 03-3271-4677

〒104-0031 東京都中央区京橋1-1-10 西勘本店ビル6階

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国内向け私文書の認証NOTARIZATION

必要書類Q&A
国内向け私文書の認証のイメージ
  • 私文書の認証は
    原則即日認証いたします。

     認証とは、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書(私署証書)について、この文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度です。
     公証人の認証によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

認証の種類として以下の5つがあります。

面前認証(目撃認証)
署名者本人が、公証人の面前で文書に署名する場合
面前自認(自認認証)
署名者本人が、公証人の面前で文書に署名したことを、自ら承認する場合
代理自認
代理人が、公証人の面前で、署名者本人が文書の署名が本人のものであることを自認した旨陳述した場合
謄本認証
嘱託人の提出した文書の謄本がその原本と対照し符合する場合
宣誓認証
当事者が、公証人の面前で文書の記載が真実であることを宣誓の上、文書に署名し、又は署名を自認する場合

 国内向け私文書の認証の場合、認証の種類が上記にどれにあたるのか、認証を必要とする文書の署名者が誰なのか(会社の代表者の署名・会社の代表者でない者の署名・個人としての署名)等により、提出していただく書類や公証人がする認証の要式・認証の内容が異なってきます。

 以下の「国内向け私文書の認証に必要な書類」等の説明をご覧いただき、あらかじめメール又はファックスで、必要書類のコピーをお送りいただきますと、よりスムーズな認証ができます。

 なお、ご不明の点があれば、ご気軽に、電話・メール・ファックス等で当公証役場までご連絡ください。

国内向け私文書の認証に必要な書類

  1. 認証を受ける文書の署名者が個人で、肩書き等を付さずに署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通

         但し、宣誓認証の場合は、2通をご用意いただき、認証後、1通をお客様に還付し、もう1通を公証役場で保存いたします。

      2. 署名者本人であることを証明するものとして、つぎの a.から e.までのうちのいずれか1つ。
        1. 署名者の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通
        なお、パスポートの代理認証(宣言書、証明書等)の場合には、パスポート自体もご持参ください。
      2. 署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)
      3. 署名者本人の実印が押印された本人から代理人への委任状
        委任状サンプル
        WORD版    PDF版
      4. 代理人の身分確認として、つぎの a.から e.までのうちのいずれか1つ。
        1. 代理人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書

  2. 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者で、代表者の肩書きを付して署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通

         但し、宣誓認証の場合は、2通をご用意いただき、認証後、1通をお客様に還付し、もう1通を公証役場で保存いたします。

      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎの a.または b.のいずれか1つ。
        1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
        2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
          (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
      3. 署名者本人であることを証明するものとして、つぎの a.から f.までのうちのいずれか1つ。
        1. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)及びその代表者印
        2. 署名者個人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        3. 運転免許証
        4. パスポート
        5. 住民基本台帳カード(写真付き)
        6. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通
      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎの a.または b.のいずれか1つ。
        1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
        2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
          (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
      3. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
      4. 署名者ある法人代表者からの委任状(法人代表者の上記Vと同一の代表者印の押印された委任状)
        委任状サンプル
        WORD版    PDF版
      5. 代理人の身分確認として、つぎの a.から e.までのうちのいずれか1つ。
        1. 代理人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書(代理自認の場合)

  3. 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者以外の者で、役職者等の肩書きを付して署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通

         但し、宣誓認証の場合は、2通をご用意いただき、認証後、1通をお客様に還付し、もう1通を公証役場で保存いたします。

      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎのa.b.c.のすべて。
        1. つぎの i.またはA.のいずれか1つ。
          1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
          2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
            (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
        2. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
        3. 法人の代表者が作成し、法人代表者の上記b.と同一の代表者印が押印された役職証明書(A)(同様の内容の委任状でもよい。)
          役職証明書(A)サンプル  
          WORD版    PDF版
      3. 署名者本人であることを証明するものとして、つぎの a.から e.までのうちのいずれか。
        1. 署名者の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)アコーディオンのイメージ

      1. 認証を受ける書面1通
      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎのa.b.c.のすべて。
        1. つぎの i.または A.のいずれか1つ。
          1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
          2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
            (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
                   
        2. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
        3. 法人の代表者が作成し、法人代表者の上記b.と同一の印鑑が押印された役職証明書(A)及び署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)
          役職証明書(A)サンプル  
          WORD版    PDF版

           ただし、署名者本人の印鑑登録証明書を取得する時間的な余裕がなく、かつ、職務の遂行に使われている印鑑が厳重に管理・使用されている場合には、次のような法人の代表者が作成した役職証明書(B)があれば、署名者本人の印鑑登録証明書がなくとも可

          役職証明書(B)サンプル  
          WORD版    PDF版
      3. 署名者である役職者から代理人への委任状(署名者である役職者本人の実印もしくは役職証明書(B)で確認された印が押印された委任状)
        委任状サンプル
        WORD版    PDF版
      4. 代理人の身分確認として、つぎの a.から e.までのうちのいずれか。
        1. 代理人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        2. 運転免許証
        3. パスポート     
        4. 住民基本台帳カード(写真付き)     
        5. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書    
         
         
    

国内向け私文書の認証についてのよくある質問(Q&A)

Q1.公文書の認証はできますか? アコーディオンのイメージ

A.公文書自体の認証はできませんが、別途お客さまの方で宣言書を作成していただき、添付書類(公文書)を付した宣言書を公証人が認証することになります。具体的には、添付の書類は私(もしくはわが社)の何々(書類名を記載)に間違いありませんという内容の宣言書を、公文書に付していただく必要があります。

  宣言書サンプルは以下のとおりです。
      WORD版    PDF版


Q2.権利証(又は登記識別情報)を紛失をしてしまったので、不動産を取得した際の権利証(又は登記識別情報)に代わるものとして登記申請情報を記載した書面に認証を受けたいのですが、どのようにしたらよいでしょうか? アコーディオンのイメージ

A.不動産登記法第23条により、不動産の登記の申請に際し、権利証又は登記識別情報を提供できないときに、原則として、登記官が登記義務者に事前通知をして本人確認をすることになりますが、この認証は、この事前通知を省略できる場合として認められたもので、公証人が本人確認する特殊な認証です。

登記申請者が登記義務者本人であることを確認するため、
  1. 認証の形式も、登記義務者本人がご用意された登記義務者本人の申請情報を記載した書面に公証人の面前で署名又は自認することが必要であり、代理による認証はできません。
  2. 本人確認資料も厳格性が要求され、個人の場合には、印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)と実印が必要です。なお、さらに、運転免許証もしくはパスポートで確認する場合もありますのでご持参ください。 法人の場合には、登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)もしくは登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)のほか、印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)及び登録された印鑑が必要です。

 また、登記申請手続を司法書士の方等に委任される場合には、この委任状の認証も可能です。

この場合にも、委任者である登記申請者が登記義務者本人であることを確認するため、
  1. 認証の形式も、委任者である登記義務者本人がご用意された登記義務者本人の申請情報を記載した委任状に公証人の面前で署名又は自認することが必要であり、代理による認証はできません。
  2. 委任者本人の確認資料も厳格性が要求され、個人の場合には、印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)と実印が必要です。なお、さらに、運転免許証もしくはパスポートで確認する場合もありますのでご持参ください。 法人の場合には、登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)もしくは登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)のほか、印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)及び登録された印鑑が必要です。

Q3.年金分割の合意書の認証はできますか? アコーディオンのイメージ

A.合意書の認証を受けるには、@合意された当事者双方の身分証明書と印鑑(発行後3か月以内の印鑑登録証明書と実印、もしくは、運転免許証・パスポート等の顔写真入りの公的機関発行の身分証明書と認印)、Aそれぞれの年金番号がわかる資料、B年金分割情報通知書をお持ちの上、当公証役場においでください。
 当事者2人が公証役場においでいただくのが原則ですが、代理人を立てることもできます。ただし、一方の当事者が他方を代理したり、1人の代理人が双方の当事者の代理人となることは、当事者双方の利益が対立するのでできません。
 代理人を立てる場合、上記AからBのほか、本人の印鑑登録証明書、委任状及び代理人の身分証明書(印鑑登録証明書と実印、もしくは、運転免許証等の顔写真入りの公的機関発行の身分証明書)が必要となります。なお、認証日に来られない当事者本人の印鑑登録証明書は、委任状に押捺された印影と照合するため必ず必要です。

Q4.年金分割合意書のサンプルはありますか? アコーディオンのイメージ

A.年金分割合意書のサンプルはこちらです。

     WORD版    PDF版

Q5.任意後見契約の合意解除書の認証を受けられますか? アコーディオンのイメージ

A.当事者一方から任意後見契約を解除する場合には、内容証明の書式に従い解除の意思表示をした書面に認証を受け、これを相手方に内容証明で送付する必要があります。
 内容証明の書式の詳細については郵便局で、合意解除書作成にあたっての不明点等については東京法務局民事行政部後見登録課もしくは最寄りの法務局等でご確認ください。
 なお、任意後見監督人の選任後は、正当な理由があるときに限り、家庭裁判所の許可を受けて任意後見契約を解除することができます。
 任意後見監督人の選任前であれば、公証役場で合意解除書の認証を受けることができます。     
    

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