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京橋公証役場(公証人役場)【東京駅すぐ】

TEL. 03-3271-4677

〒104-0031 東京都中央区京橋1-1-10 西勘本店ビル6階

TOP PAGE>外国向け私文書の認証>法人代表者として署名する場合で、代表者本人が公証役場に来られる場合

外国向け私文書の認証NOTARIZATION

必要書類認証後の流れQ&A
外国向け私文書の認証のイメージ
  • 私文書の認証は
    原則即日認証いたします。

     認証とは、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書(私署証書)について、この文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度です。
     公証人の認証によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。
     特に、印鑑制度のない外国に提出する文書については、公証人による認証がよく利用されています。

認証の種類として以下の5つがあります。

面前認証(目撃認証)
署名者本人が、公証人の面前で文書に署名する場合
面前自認(自認認証)
署名者本人が、公証人の面前で文書に署名したことを、自ら承認する場合
代理自認
代理人が、公証人の面前で、署名者本人が文書の署名が本人のものであることを自認した旨陳述した場合
謄本認証
嘱託人の提出した文書の謄本がその原本と対照し符合する場合
宣誓認証
当事者が、公証人の面前で文書の記載が真実であることを宣誓の上、文書に署名し、又は署名を自認する場合。同じ文書を2通作成します

 外国向け私文書の認証(外国文認証。外国語で作成された私文書だけでなく、日本語で作成され外国で使用される私文書も含みます。)の場合、認証の種類が上記にどれにあたるのか、文書の提出する国がどこなのか、認証を必要とする文書の署名者が誰なのか(会社の代表者の署名・会社の代表者でない者の署名・個人としての署名)等により、提出していただく書類や公証人がする認証の要式・認証の内容が異なってきます。

 以下の「外国向け私文書の認証に必要な書類」等の説明をご覧いただき、あらかじめ、メール又はファックスで提出国をご明記の上、必要書類のコピーをお送りいただきますと、よりスムーズな認証ができます。
 なお、ご不明の点があれば、ご気軽に、電話・メール・ファックス等で当公証役場までご連絡ください。


なお、国内向け私文書の認証については、国内向け私文書の認証のページをご覧ください。

外国向け私文書の認証に必要な書類

以下のケースで、必要書類が異なりますので、該当する箇所をクリックしてください。

  1. 認証を受ける文書の署名者が個人で、肩書き等を付さずに署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)

  2. 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者で、代表者の肩書きを付して署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)
      1. 認証を受ける書面1通
      2. 署名者の肩書きを証明する資料として、つぎの a.または b.のいずれか1つ。
        1. 法人登記簿謄本(発行後3か月以内のもの)
        2. 登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
          (いわゆる資格証明書。具体的には、「現在事項全部証明書」「履歴事項全部証明書」「代表者事項証明書」のいずれか1つ)
      3. 署名者本人であることを証明するものとして、つぎの a.から f.までのうちのいずれか1つ。
        1. 法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)及びその代表者印
        2. 署名者個人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)及び実印
        3. 運転免許証
        4. パスポート
        5. 住民基本台帳カード(写真付き)
        6. その他顔写真入りの公的機関発行の証明書
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)

  3. 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者以外の者で、役職者等の肩書きを付して署名する場合であって、
    1. 署名者本人が公証役場に来られる場合(面前認証、面前自認、宣誓認証の場合)
    2. 代理人が公証役場に来られる場合(代理自認の場合)
  

外国向け私文書の認証を受けた後の流れ

 当公証役場を含む東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場において、公証人の認証を受けた後の流れは、以下のとおりです。

  1.  提出先の国がハーグ条約(認証不要条約)に加盟している場合には、アポスティーユ(外務省の公印証明)のついた認証文書を作成しますので、提出する国の駐日大使館(領事館)の証明も不要となり、公証人の認証を得た後、直ちに海外の当事国の相手方に提出できます(ワンストップ・サービス)。         
    アポスティーユつき外国向け私文書の認証のイメージ
     なお、ハーグ条約加盟国であってもその用途によっては、提出先の国の駐日大使館(領事館)の認証を必要とする場合がありますので、提出先にご確認ください。その場合、公証役場では、アポスティーユ(外務省の公印証明)のつかない認証をすることになりますので、あらかじめアポスティーユは不要である旨をお伝えください。
     ハーグ条約加盟国にあたるかどうかは、外務省のホームページをご覧ください。      
  2.  提出先の国がハーグ条約に加盟していなくとも、法務局長の認証及び外務省の認証のある認証文書を作成しますので、法務局及び外務省に出向く必要がありません。公証人の認証を受けた後、提出先の国の駐日大使館(領事館)の証明を受ければ足ります。
    アポスティーユのつかない外国向け私文書の認証のイメージ

     なお、当公証役場を含む東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場においては、前もって法務局長及び外務省の認証のある用紙を使用して、公証人が認証をしますので、法務局及び外務省に出向く必要はありません。

外国文認証についてのよくある質問(Q&A)

質問事項(以下の項目をクリックしてください)

Q1.公証役場で文書の内容が正しいことを証明してもらえますか?
Q2.公文書の認証はできますか?
Q3.卒業証明書のように文書の作成者から委任状をもらうのが難しい場合、通常どのようにして公証人の認証をもらうのでしょうか?
Q4.会社の決算報告書や定款の写しのように署名のない書類についても認証はできますか?
Q5.パスポートの写しの認証はできますか?
Q6.公証役場でサインの証明(署名の認証)をしてもらえますか?
Q7.認証を受ける際は、外国文に訳文をつける必要がありますか?
Q8.公証役場に提出する印鑑証明書・登記簿謄本等の原本を還付してもらえますか?
Q9.東京都内に住んでいなくとも、外国文認証をしてもらえますか?
Q10.公証役場で翻訳してもらえますか?
Q1.公証役場で文書の内容が正しいことを証明してもらえますか?

A.外国の中には、公証人に文書の内容の真実性についても審査する権限を与える国もありますが、日本の公証人にはそのような権限はありません。日本の公証人による認証は、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書(私署証書)について、その文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度です。
 公証人の認証によって、文書の署名又は押印の真正が証明され、それを通じて文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

Q2.公文書の認証はできますか?

A.公文書自体の認証はできませんが、別途お客さまの方で和文もしくは外国語の宣言書(Declaration)のいずれかを作成していただき、添付書類(和文の宣言書の場合は公文書、外国語の宣言書の場合は公文書と翻訳文)を付した上記宣言書を公証人が認証することになります。具体的には、@添付の書類は私(もしくはわが社)の何々(書類名を記載)に間違いありませんという内容の和文の宣言書を、公文書に付していただくか、もしくは、A私は添付の書類(書類名を記載)を外国語に訳し正確な訳文に相違ないという宣言書(Declaration)を、公文書と翻訳文に付していただく必要があります。

  •   和文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   英文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
          WORD版    PDF版

Q3.卒業証明書のように文書の作成者から委任状をもらうのが難しい場合、通常どのようにして公証人の認証をもらうのでしょうか?

A.卒業証明書のように文書の作成者から委任状をとることが難しい場合、上記Q2と同様に、卒業証明書(又は卒業証明書の写し)を添付した和文もしくは外国語の宣言書(Declaration)を作成していただき、これを公証人が認証することになります。

  •   和文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   英文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   また、卒業証明書が英文の場合の宣言書サンプルは、以下のとおりです。
          WORD版    PDF版

Q4.会社の決算報告書や定款の写しのように署名のない書類についても認証はできますか?

A.会社の決算報告書や定款の写しのように署名のない書類には認証することはできません。上記Q2と同様に、決算報告書や定款の写しを添付した和文もしくは外国語の宣言書(Declaration)を作成していただき、これを公証人が認証することになります。

  •   和文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
          WORD版    PDF版
  •   英文の宣言書サンプルは以下のとおりです。
          WORD版    PDF版

Q5.パスポートの写しの認証はできますか?
パスポートのイメージ

A. 従来、旅券のコピーを添付した文書の認証は認められていませんでしたが、平成23年1月以降認めれることになりました。お客様の方でパスポートの写し(コピー)を添付した証明書(Certificate)を作成し、これに本人が署名して公証人の認証を受けることができます。
 なお、上記認証を受ける際には、代理人が来られる場合であっても、必ずご本人のパスポートの現物をご持参ください。
 パスポートの証明書は以下のとおりです。
      WORD版    PDF版

Q6.公証役場でサインの証明(署名の認証)をしてもらえますか?

A.サインの証明(署名の認証)をいたしますので、ご自身で以下のようなサイン(署名)の証明書を作成し、パスポート等の本人確認資料をご持参のうえ、公証役場においでください。
      WORD版    PDF版

Q7.認証を受ける際は、外国文に訳文をつける必要がありますか?

A.英語の場合、訳文は不要です。ただし、公証人が文書の趣旨を確認することはあります。英語以外の外国文の場合には、訳文を付けてください。

Q8.公証役場に提出する印鑑証明書・登記簿謄本等の原本を還付してもらえますか?

A.権限があることを証明する印鑑証明書・登記簿謄本等は公証役場に提出していただくのが原則です。しかし、どうしても原本の還付をご希望される場合には、公証役場に来られる前にあらかじめコピー(コピーの空欄に公証役場に来られる方が「原本の写しに相違ありません」と記し署名捺印し、複数枚にわたるときは各ページの間に割印をする必要があります。)をご準備の上、原本もご持参され公証役場においでください。

        
Q9.東京都内に住んでいなくとも、外国文認証をしてもらえますか?

A.日本国内どちらにお住まいの方でも、また、海外にお住まいの方でも、署名者ご本人もしくは代理人が、必要書類をお持ちになって公証役場にいらしていただければ認証できます。

Q10.公証役場で翻訳してもらえますか?

A. 公証役場の業務は私文書の認証ですので、お客様の方で文書を作成していただく必要があり、公証役場は翻訳をいたしません。ご自身で翻訳するのが難しい場合には、ご家族・知人もしくは翻訳業者にご依頼ください。


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